یک فضای کار منظم و مرتب کارمندان را خوشحال تر می‌کند و از هدر رفتن زمان آنها نیز جلوگیری می‌کند. جستجو در میان دسته های کاغذ، کشوهای بهم ریخته، سیم‌های درهم پیچیده و جعبه های پر از وسایل کارکنان که آنان را احاطه کرده است، مواردی هستند که در مواقع جستجو برای یافتن وسیله ای که به سادگی پیدا می‌شود، کارها را سخت و زمان بر می‌کنند و فشار فیزیکی نیز به همراه دارند. فایلهای الکترونیکی غیرمرتب و سردرگمی در میان آنها هم معضل بزرگ دیگریست که حاصل آن فشار و تنش روانی است. آشفتگی میتواند عامل ایجاد استرس هم باشد.
در ادامه ۸ روش که کارمندان به کمک آن میتوانند فضای کاری فیزیکی و الکترونیکی خود را منظم کنند و از این آشفتگی ها به دور باشند را بررسی می‌کنیم.
.

فضای کاری
کمدهای زمینی؟ نه!

با استفاده از کتابخانه ها و قفسه ها به سمت عمودی شدن بروید. کمدها و باکسهای افقی معمولا فضای خیلی بیشتری را می‌گیرند در حالی که کمدهای افقی هم از فضا بهینه استفاده می‌کنند و هم اینکه به دلیل ایجاد خطوط عمودی باعث می‌شوند مساحت فضای شما بزرگتر به نظر برسد. برای خرید کتابخانه و کمد میتوانید از لینک زیر استفاده کنید :

خداحافظی با کاغذ

این فرآیند از سردردهای احتمالی آینده کارمندان جلوگیری می‌کند. در پایان هر هفته به راحتی تعداد زیادی کاغذ در دفتر شما بر روی هم انباشته می شوند. قراردادهای امضا شده و سایر اسنادی که میخواهید آنها را نگه داری کنید باید به سرعت بایگانی شوند. برای این کار از فرآیندی استفاده کنید که اسناد را به صورت رنگی در سیستم ذخیره میکند تا هر زمان به آنها نیاز داشتید به راحتی چند کلیک بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید. البته فراموش نکنید که حتما تنظیم امنیتی مورد نیاز آن سند را انجام دهید و بعد از هر دوره (مثلا یک ساله) فایلهای آرشیو شده با پاک کنید.
اما روش بهتر دیگر این است که کلا کاغذ را فراموش کنید و همه ی فرآیندها را از طریق سیستم های اتوماسیون و الکترونیکی انجام دهید.

سیم های کامپیوتر را جمع آوری کنید

کابلهای کامپیوتر و سیم های الکتریکی میتوانند به توده‌ی در هم پیچیده و آزاردهنده ای تبدیل شوند. خوشبختانه، بستهای کمری مخصوص و کاورهای سیم میتوانند به شما کمک کنند و آنها را مرتب نگه دارند. علاوه بر این، سیم های خود را لیبل گذاری کنید تا زمانی که میخواهید وسیله ای را قطع یا جا به جا کنید، به سادگی آن را پیدا کنید.

سیم ها در فضای کاری
دراورهای مجزا برای هر فرد در نظر بگیرید

دیوایدرهای چوبی یا فلزی قیمت مناسب- یا حتی بهتر از آن، پلاستیکی بخرید. خودکارها، گیره های کاغذ، یادداشتها و کاغذهای چسبی، قیچی و سایر لوازم اداری را منظم کنید. یک کشوی منظم نه تنها در زمان صرفه جویی میکند بلکه باعث می شود اشیای کوچک در دسترس و به راحتی قابل پیدا کردن باشند تا کارمندان به سرعت آنها را پیدا کنند و زمان خود را برای موارد مهم تر استفاده کنند، یعنی کار کردن!

از برچسبها برای مرتب کردن طبقات استفاده کنید

تنها فایلها نیستند که به برچسب گذاری نیاز دارند. طبقات و دراورها هم میتوانند برچسب گذاری شوند. این کار باعث میشود که همه افراد در دفتر کار مکان درست برای بازگرداندن هر وسیله را بدانند.

ایستگاه چاپگر ایجاد کنید

فضایی را در دفتر به چاپگر و تجهیزات آن اختصاص دهید. با قرار دادن چاپگر در یک قفسه، احتمال آسیب دیدن آن کمتر شده و حتی جلوه بهتری از دید مراجعه کنندگان و کارمندانی که هر روز در آن فضا کار میکنند، خواهد داشت.

از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

یک نرم افزار مدیریت پروژه کارمندان را در جریان تمامی پروژه ها قرار می دهد. مهمتر آنکه، لیست های to-do کاغذی و دستورهای العملهای ایمیلی که باعث سردرگمی می‌شدند، حذف خواهند شد.

از یک فضای ابری مرکزی برای اسناد شرکت استفاده کنید

یک راه بسیار خوب برای ذخیره زمان و پرهیز از نیاز هر فرد به ایجاد سیستم مجازی فایلینگ، استفاده از یک فضای ابری مرکزی برای اسناد شرکتی است. گزینه هایی مثل گوگل درایو یا وان درایو به شما اجازه میدهند که پوشه های مرکزی بر اساس موضوع یا کاربر برای اشتراک اسناد ایجاد کنید.

Cloud Storage

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *