هر سال قبل از شروع سال نو و معمولا در اسفند ماه، ایرانی ها به عنوان نوعی استقبال و پیشواز از نو شدن سال و حال، به خانه تکانی و نظافت منازشان می پردازند. اما این خانه تکانی تنها به منازل نباید محدود شود، بلکه دفتر تکانی نیز لازم است!
افراد کارمند و شاغل در بیرون از خانه، بیشتر زمان خود را در دفترها و شرکتها صرف میکنند و تمیز بودن محل کارشان یکی از عمده نکات مهم در انگیزه و علاقه آنها به کار کردن خواهد بود.
اگر که تصمیم دارید در آستانه سال جدید دفتر خود را به کلی متحول کنید و شکل جدید به آن دهید، پیشنهاد میکنیم مطالب زیر را بخوانید :
اما برای یک دفتر تکانی خوب و آسان نیاز نیست که حتما کارهای سخت و طاقت فرسایی انجام شود! بلکه میتوان تنها با انجام دادن موارد زیر به یک دفتر کار تمیز و دل انگیز رسید :
مرتب کردن میز کار
دفتر تکانی از خود ما آغاز می شود! یعنی اولین مرحله این است که هر فرد میز و محدوده کاری خودش را مرتب کند.
اقلام اضافی که در طول سال بر روی میز یا داخل کشوها جمع آوری کرده اید را بازنگری کنید، مطمئن باشید بسیاری از آنها طبق قانون “یک شی اگر بیش از 90 روز بلااستفاده باشد، دیگر استفاده نخواهد شد.” دیگری فایده ای ندارند و بهتر است آنها را فراموش کنید.
کازیو خود را از کاغذهای باطله و نامه های تاریخ گذشته خالی کنید و کاغذها را به بازیافت تحویل دهید. نامه و بخشنامه های مهم را نیز بایگانی کنید تا با یک کازیوی خلوت سال را آغاز کنید.
سررسید یا دفتر یادداشت شما نیز باید جدید شود. زمان بگذارید و تمام برگهای آن را نگاه کنید. اگر نکته ی مهمی وجود دارد آن را به یک یادداشت در یکی از فضاهای ابری مثل Google Drive منتقل کنید تا همیشه به آن دسترسی داشته باشد. با سرسید قدیمی خود خداحافظی کنید و از او بابت اینکه یک سال در کنار شما و حافظ اطلاعاتتان بود تشکر کنید.
گردگیری و نظافت سیستم کامپیوتری و تلفن نیز فراموش نشود.
مطلب زیر نیز به شما برای داشتن یک فضای کاری مرتب کمک خواهد کرد.
مرتب کردن کمدها و فایل‌ها
کمدها و فایل‌ها بیشتر از هر جای دیگری در طول سال بهم میریزند، دلیل آن هم این است که اصولا یک مسئول خاص ندارند و هر کسی با آنها به شیوه خودش برخورد می‌کند!
تمام کمدها را خالی کنید و مرتب از نو بچینید. بایگانی ها را به تفکیک انجام دهید تا در هنگام مراجعه مجدد کمترین زمان برای پیداکردن سند مورد نظر صرف کنید. در نوشتن و مشخص کردن لیبل زونکنها دقت کنید تا در جستجوهای بعدی دچار سردرگمی نشوید. بهتر است برای هر بخش یک رنگ زونکن در نظر بگیریدتا تفکیک بهتر و زیباتر انجام شود. مثلا زونکنهای سبز برای بخش فروش و زونکنهای قرمز برای بخش خرید.
گردگیری پرینترها و اسکنرها
پرینترها، اسکنرها و دستگاه های کپی به دلیل اینکه مورد استفاده تمامی کارمندان دفتر هستند و نیز به دلیل ماهیتشان، به صورت دوره ای باید مورد بازرسی و سرویس قرار بگیرند تا همیشه در بهترین وضعیت برای انجام کار باشند. به طور کلی برای افزایش طول عمر یک وسیله برقی، بهتر است قبل از اینکه مشکلی برای آن ایجاد شود، با سرویسهای دوره ای همیشه آن را در حالت آماده به کار نگه داریم.
در مورد پرینترها و دستگاه های کپی، در پایان هر سال نیاز است که دستگاه به طور کلی مورد بررسی یک سرویس‌کار حرفه‌ای قرار بگیرند، کارتریجهای آنها شارژ شوند، قطعات داخلی آنها گردگیری شوند و بررسی شود که در جایی از دستگاه تکه کاغذی گیر نکرده باشد که بعدا همین یک تکه کاغذ دردسر ساز خواهد شد.
بهتر است لنز و لامپ اسکنرها را نیز گردگیری کنید تا کیفیت اسکن آنها در طول سال حفظ شود.
تعمیرات مبلمان اداری
مبلمان اداری دفتر که شامل میزها و صندلی ها هستند، ممکن است در طول سال گذشته دچار خرابی یا شکستگی شده باشند و نیاز به تعمیرات داشته باشند. این نکته را در نظر داشته باشید که نشستن پشت میزی که لبه آن شکسته یا ریلهای کشو یا لولای درب کمدش دچار ایراد است، به شدت بر روی روان کارمند تاثیر خواهد داشت. یک صندلی با پشتی شکسته یا جک و چرخهای معیوب، کارمند را زود خسته می‌کند و به تبع آن بازدهی کارش نیز پایین خواهد آمد.
دفتری با مبلمان تمیز و مرتب و زیبا در نظر مراجعه کنندگان نیز دید بهتری دارد و موجب اعتماد و علاقه آنها به ما خواهد شد. پس تعمیرات مبلمان دفتر را حتما انجام دهید و در صورت
نیاز برای خرید مبلمان جدید حتما به سایت هوم پاد سر بزنید تا یک خرید آسان راتجربه کنید.
